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Erfolge feiern, die Auszeit genießen und sich mit Freunden stilvoll treffen – Zigarren und Zigarillos gehören für viele zu einem erfüllten Leben dazu. Villiger versorgt Kunden mit den wesentlichen Genussgütern. Der Außendienst ist für die Sichtbarkeit der Produkte an den Verkaufsstellen verantwortlich. Diese Vertriebsexperten werden durch maßgeschneiderte Lösungen bei der Planung und Durchführung von bis zu 70.000 Kundenbesuchen pro Jahr unterstützt.

Doch nicht nur im Bereich der Tabakprodukte hat sich das Unternehmen als absoluter Pionier erwiesen. Die Ressourcenplanung wird seit den 1990er Jahren mit einem ERP-System durchgeführt. Damals wie heute setzt Villiger auf SAP-Lösungen. So auch in Deutschland, wo ein kleines Team von Vertriebsexperten jährlich mehr als 35.000 Einzelhändler betreut.

Die primäre Aufgabe des Aussendienstes ist die Optimierung der Sichtbarkeit von Villiger Zigarren und Zigarillos. Wie oft einzelne Einzelhandelsgeschäfte innerhalb eines Jahres besucht werden, hängt maßgeblich von verschiedenen Akteuren ab. Die Größe der Produktdisplays, die Wartung des Humidors und die Positionierung der Konkurrenz sind nur einige der Faktoren, die in die Planung von Vor-Ort-Besuchen einfließen. Ein neues System soll Außendienstmitarbeiter bei der effizienten Planung und systematischen Durchführung von Kundenbesuchen unterstützen.

Die Mission: eine hochwertige Lösung zu schaffen, die der Außendienst gerne nutzt. Für die spezifischen Anforderungen des Besuchsmanagements von Villiger gibt es kein fertiges Produkt auf dem Markt. Die Komplexität der Kundenstruktur und bis zu 10.000 Besuchsvorgaben pro Quartal erfordern eine individuelle Lösung innerhalb der SAP Sales Cloud. Für die Konzeption der maßgeschneiderten Software reservierte das Projektteam von Villiger und B4B Solutions adäquate Ressourcen. Besonderes Augenmerk wurde auf Usability und intuitive Bedienung gelegt. Impulse für die notwendigen Features kamen direkt aus der Quelle – nämlich aus dem Außendienst.

• Ermittlung der tatsächlich benötigten Features ‒ für eine Lösung ohne Ballast.
• Unter Einbeziehung einer komplexen Kundenstruktur und zahlreicher Spezifikationen.

KUNDENNÄHE
Dank optimierter Planung werden die wichtigsten Kunden häufiger besucht. Das erhöht die Loyalität und eröffnet neue Chancen.

VERTEILUNG
Die Auswertung von Umfragen führt zu geschäftsfördernden Erkenntnissen, um den Vertrieb zu verbessern und letztendlich den Umsatz zu steigern.

ANNAHME
Hoher Nutzen und Usability sorgen für Benutzerakzeptanz. Der Vertrieb kann sich somit auf sein Kerngeschäft konzentrieren.

NACHHALTIGKEIT
Qualität ist zeitlos. Durch intelligente Planung und Architektur ist die maßgeschneiderte Lösung skalierbar, erweiterbar und bleibt auch in ferner Zukunft State-of-the-Art.

INTEGRATION
Die Lösung ist in die SAP Sales Cloud integriert und wird daher langfristig von Updates und Erweiterungen profitieren.
Dank der Cloud-Anbindung können Datensilos komplett vermieden werden.

ANALYSE
Daten, die in der SAP Sales Cloud gespeichert sind, stehen für Analysen zur Verfügung und können mit einem einzigen Klick exportiert werden. So profitiert auch das Innendienstpersonal von der Lösung.

Für die meisten Außendienstmitarbeiter endet eine Woche mit der Besuchsplanung für die nächste Woche. Individuelle Filtermöglichkeiten machen das Anzeigen des gesuchten Kontos in einem Pool von bis zu 1.200 Kunden ganz einfach. Kundendaten kommen direkt aus der SAP Sales Cloud. Die Filter sind auf die Komplexität der Kundenstruktur und die zeitlichen Anforderungen der Kundenbesuche abgestimmt.

Da sind zunächst die Termine für „Mandatory Visits“, also die Besuchspflichten der Channel- und Key Account Manager. Im nächsten Schritt können Vertriebsexperten über die integrierte Karte Kunden in der Nähe finden und so eine effiziente Route planen. Vor Ort zeigen sich die zusätzlichen Vorteile der neuen Lösung. Mitarbeiter werden mit einem Tablet-Gerät ausgestattet und geben wichtige Informationen ein. Die über Umfragen erhobenen Daten landen dann in Echtzeit im System. Eingabehilfen beschleunigen den Vorgang.

Bei den Besuchen werden gleichzeitig auch Kundenaufträge erfasst. Die Nachbearbeitung wird verkürzt und die Daten gehen sofort ins System, wo sie analysiert und weiterverarbeitet werden. Der Außendienst ist sehr zufrieden mit der neuen Lösung. Weitere Erweiterungen des Systems sind in Planung. Ein integriertes Routenmanagement unterstützt die Mitarbeiter künftig und der Besuchsplaner wird bald um einige Features bereichert. Auch das Spezifikationsmanagement für Kundenbesuche wird von zukünftigen Updates der SAP Sales Cloud profitieren. Dies ist ein klarer Vorteil einer maßgeschneiderten Lösung auf Basis des SAP-Standards.

– Partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
– Detaillierte und großzügig geplante Konzeptphase.

DIE PROJEKTENTWICKLUNG MIT B4B HAT SEHR SPASS GEMACHT. ZUSAMMEN,
WIR HABEN DARAUF GEARBEITET, DIE IDEALE LÖSUNG FÜR DEN VERTRIEB ZU FINDEN. WIR HABEN DIE BESTEN ANTWORTEN VOR ALLEM, WEIL DIE RICHTIGEN FRAGEN GESTELLT WURDEN. JEDER HAT UM DIE BOX GEDACHT UND WAR IMMER VERFÜGBAR. DESHALB VERlief AUCH DER IMPLEMENTIERUNGSPROZESS SO SCHNELL. WAS MIR AUCH WICHTIG IST – ICH HABE NOCH NIE LEERE SÄTZE GEHÖRT WIE „DAS GEHT NICHT...“ ODER „DAS KÖNNEN WIR NICHT SO MACHEN“.

DÉSIRÉE LEERS, CRM-MANAGERIN, VILLIGER SÖHNE GMBH