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Die Migration von WEBFLEET zu SAP S/4HANA erfolgt dank gründlicher Vorbereitung reibungslos

Der Telematikspezialist Webfleet wurde 2019 Teil von Bridgestone Europe. Das Unternehmen nutzte diesen Moment, um in kurzer Zeit auf SAP S/4HANA zu migrieren. Michael Oehme, Vice President IT bei Webfleet, hat sich dabei die Hilfe seines bewährten IT-Partners Ctac gesichert. Er listet die Erfolgsfaktoren des Migrationsansatzes auf.

Webfleet ist ein Anbieter von Telematiklösungen für Flottenmanagement, Fahrzeuge und Connected-Car-Dienste. Darüber hinaus erbringt das Unternehmen Dienstleistungen für Autoimporteure sowie den Versicherungs-, Vermietungs- und Leasingbereich. Der Telematikspezialist hat weltweit mehr als 50.000 Kunden und betreut Fahrer in mehr als 100 Ländern weltweit. Bis 2019 war Webfleet eine Unterabteilung von TomTom, dann übernahm der Reifen- und Gummikonzern Bridgestone Europe das Unternehmen.

ERP abspalten und zukunftssicher machen

Nach dem Übergang von TomTom zu Bridgestone stand Webfleet vor der Aufgabe, sein ERP-System SAP ECC von TomTom abzuspalten, sagt Michael Oehme, Vice President IT bei Webfleet. „ Wir haben diesen Moment genutzt, um sofort in eine zukunftssichere Plattform zu investieren und auf SAP S/4HANA umzusteigen.“ Ein wesentlicher Grund dafür war, dass SAP ECC im Jahr 2027 das Ende seiner Lebensdauer erreichen wird und auch unsere Codebasis erheblich veraltet war. Wir wollten aber auch benutzerfreundlichere Oberflächen, um von den neuen Möglichkeiten von S/4HANA zu profitieren und unsere Prozesse zu vereinfachen. Darüber hinaus läuft S/4HANA bereits seit mehreren Jahren, was mir Vertrauen in die Reife der Lösung gibt.

Ctac hat uns auch unterstützt, als wir noch unter TomTom waren und auch die Abspaltung des ERP durchgeführt. Deshalb haben wir gemeinsam mit ihnen die Herausforderung unserer Migration auf S/4HANA angenommen .“

Die Vorbereitung entscheidet über den Erfolg

Webfleet und Ctac haben die Migration umfassend vorbereitet. Das begann im Jahr 2020 mit einem Bereitschaftscheck für die Migration auf S/4HANA. Dies gab den Unternehmen einen Hinweis auf die notwendigen und optionalen Vorbereitungen für den Migrationspfad. Oehme: „ Durch die frühzeitige Erkennung der Auswirkungen konnten wir das Projekt besser planen. Beispielsweise haben wir durch die Migration von SAP Supplier Relationship Management zu Kofax Process Director zunächst die Komplexität unseres Lieferantenbeziehungsmanagements verringert. Das vereinfachte die endgültige Migration. ”

Darüber hinaus legten Oehme und seine Kollegen vor und während des Prozesses großen Wert darauf, das Unternehmen einzubeziehen und zu begeistern. „ Wir haben bei Informationsveranstaltungen viel mit Kollegen gesprochen. Darüber hinaus haben wir immer die Vorteile unseres Brownfield-Ansatzes hervorgehoben, zum Beispiel, dass die Auswirkungen auf das Geschäft begrenzt bleiben würden .“

Die Vorteile des Ctac-Managements und der Public Cloud

Alle bestehenden ECC-Prozesse von Webfleet wurden auf SAP S/4HANA übertragen. Denken Sie an Finanzen, Vertrieb, Lieferkette, Beschaffung und technisches Änderungsmanagement (ECM). Darüber hinaus wurden in S/4HANA neue Prozesse aufgesetzt, wie zum Beispiel ECM Change Request Workflow, Credit Management und MRP Planning.

SAP S/4HANA läuft auf Microsoft Azure und wird von Ctac verwaltet. „ Die Wahl für dieses Setup war einfach “, sagt Oehme. „ Als wir noch Teil von TomTom waren, liefen wir auch in Azure. Das ist skalierbar und erleichtert die Integration in Drittsysteme. Allerdings haben wir selbst keine Erfahrung im Management von HANA, BW und Netweaver. Wenn wir dafür Fachwissen einbringen müssten, wäre das teurer, als es an Ctac auszulagern .“

Reibungsloser Übergang durch schrittweises Vorgehen

Oehme ist mit dem Ergebnis und dem Projektverlauf sehr zufrieden. „ Wir haben im April 2021 mit dem Projekt begonnen und im November desselben Jahres ging das System in Betrieb. Das Unternehmen passt sich gut an und die Prozesse laufen reibungslos. Wir profitieren in vollem Umfang von den besseren Dateneinblicken und -extraktionen sowie den Vereinfachungen, die wir in unseren Prozessen implementiert haben. Ich führe den reibungslosen Fortschritt auf unsere gründliche Vorbereitung und die Entscheidung für einen schrittweisen Übergang zurück. Wir sind derzeit dabei, die folgenden Abteilungen und Transaktionen in Fiori-Workflows zu übertragen. Wir haben dies bei der Migration bewusst weggelassen, um die Auswirkungen auf das Geschäft zu begrenzen .“

IT ist ein People-Business

Neben der umfangreichen Vorbereitung sei die erfolgreiche Migration auf SAP S/4HANA auch auf die Begleitung durch Ctac zurückzuführen, meint Oehme. „ Ctac ist unser Ansprechpartner für alle SAP-Angelegenheiten. Das ist schön, denn mit einem einzigen Ansprechpartner gibt es nie Diskussionen darüber, wer für was verantwortlich ist. Darüber hinaus kannte Ctac bereits unser SAP-Setup und ist auch Partner von TomTom. Das erleichterte die Zusammenarbeit während der Abspaltung. Ich schätze auch den Kontakt zu den Leuten bei Ctac. Schließlich kommt es nicht auf die Schlagkraft oder Unternehmensgröße Ihres IT-Partners an. Es geht um die Menschen, die dort arbeiten. Unsere Ansprechpartner bei Ctac haben die richtige Einstellung. Sie wollen gute Arbeit liefern und das beste Ergebnis erzielen. Das ist es, was ich von einem Partner erwarte .“

Tipps zur Migration auf SAP S/4HANA

Abschließend hat Oehme noch einige gute Ratschläge für Organisationen, die ebenfalls an ihrer Migration auf SAP S/4HANA arbeiten möchten:

• Führen Sie eine Bereitschaftsprüfung durch
  „ Erstellen Sie anhand Ihres Schecks einen guten Plan mit Ihrem IT-Partner und planen Sie Ihr Budget sorgfältig .“

• Untersuchen Sie die Auswirkungen auf Ihre Lizenz
  „ Eine Migration hat weitreichende Folgen für Ihre Führerscheine. Beraten Sie sich rechtzeitig mit SAP über Ihre Lizenzumstellungen, damit Sie einen Einblick in die Konsequenzen für Ihre Situation haben .“

• Wecken Sie Begeisterung und Unterstützung im Unternehmen
  „ Planen Sie die rechtzeitige Einbindung Ihres Unternehmens in die Migration und planen Sie dafür ausreichend Zeit ein! ”

• Sprechen Sie mit Ihren Integrationspartnern
  „ Beziehen Sie Ihre Integrationen mit Drittsystemen in Ihre Planungen ein und binden Sie diese frühzeitig in den Prozess ein. ”

• Erstellen Sie Botschafter
  „ Richten Sie Train-the-Trainer-Workshops ein, um Initiatoren in Ihrer Organisation zu fördern. Sie sind für die Vorbereitung und Durchführung von Tests unverzichtbar. Geben Sie ihnen beispielsweise Zugriff auf die Sandbox-Umgebung, um Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben .“