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WEBFLEET MIGRE EN DOUCEUR VERS SAP S/4HANA GRÂCE À UNE PRÉPARATION SOIGNÉE

Le spécialiste de la télématique Webfleet a rejoint Bridgestone Europe en 2019. L'entreprise a profité de ce moment pour migrer vers SAP S/4HANA en peu de temps. Michael Oehme, vice-président informatique chez Webfleet, a fait appel pour cela à l'aide de son partenaire informatique de confiance Ctac. Il énumère les facteurs de succès de la démarche migratoire.

Webfleet est un fournisseur de solutions télématiques pour la gestion de flotte, les véhicules et les services de voitures connectées. En outre, l'entreprise fournit des services aux importateurs de voitures et au secteur de l'assurance, de la location et du leasing. Le spécialiste de la télématique compte plus de 50 000 clients dans le monde et sert les conducteurs dans plus de 100 pays à travers le monde. Jusqu'en 2019, Webfleet était une subdivision de TomTom, puis la société de pneus et de caoutchouc Bridgestone Europe a acquis l'entreprise.

Séparez l’ERP et pérennisez-le

Après la transition de TomTom vers Bridgestone, Webfleet a été confronté à la tâche de séparer son système ERP SAP ECC de celui de TomTom, explique Michael Oehme, vice-président informatique chez Webfleet. « Nous avons saisi ce moment pour investir immédiatement dans une plateforme évolutive et passer à SAP S/4HANA. L'une des principales raisons était que SAP ECC arriverait en fin de vie en 2027 et que notre base de code était considérablement obsolète. Mais nous souhaitions également des interfaces plus conviviales, pour bénéficier des nouvelles capacités de S/4HANA et simplifier nos processus. De plus, S/4HANA fonctionne depuis plusieurs années maintenant, ce qui m'a donné confiance dans la maturité de la solution.

Ctac nous a également accompagné lorsque nous étions encore sous TomTom et a également réalisé la scission de l'ERP. C'est pourquoi nous avons relevé avec eux le défi de notre migration vers S/4HANA .

La préparation détermine le succès

Webfleet et Ctac ont préparé la migration en profondeur. Cela a commencé en 2020 avec un contrôle de préparation à la migration vers S/4HANA. Cela a donné aux entreprises une indication sur les préparations nécessaires et facultatives à effectuer pour le parcours de migration. Oehme : « En identifiant l'impact dès le début, nous avons pu mieux planifier le projet. Par exemple, nous avons d'abord éliminé la complexité de notre gestion de la relation fournisseur en migrant de SAP Supplier Relationship Management vers Kofax Process Director. Cela a simplifié la migration finale. »

En outre, avant et pendant le processus, Oehme et ses collègues ont prêté beaucoup d'attention à l'implication et à l'enthousiasme de l'entreprise. « Nous avons beaucoup discuté avec des collègues lors des réunions d'information. De plus, nous avons toujours insisté sur les avantages de notre approche des friches industrielles, par exemple sur le fait que l'impact sur l'activité resterait limité .

Les avantages de la gestion Ctac et du cloud public

Tous les processus ECC existants de Webfleet ont été transférés vers SAP S/4HANA. Pensez aux finances, aux ventes, à la chaîne d'approvisionnement, aux achats et à la gestion des changements techniques (ECM). De plus, de nouveaux processus ont été mis en place dans S/4HANA, tels que le workflow de demande de modification ECM, la gestion des crédits et la planification MRP.

SAP S/4HANA fonctionne sur Microsoft Azure et est géré par Ctac. « Le choix de cette configuration était simple », explique Oehme. « Lorsque nous faisions encore partie de TomTom, nous fonctionnions également dans Azure. Ceci est évolutif et facilite l’intégration avec des systèmes tiers. Cependant, nous n'avons nous-mêmes aucune expérience dans la gestion de HANA, BW et Netweaver. Si nous devions faire appel à une expertise pour cela, cela coûterait plus cher que de la sous-traiter à Ctac .

Transition parfaite grâce à une approche étape par étape

Oehme est très satisfait du résultat et du déroulement du projet. « Nous avons démarré le projet en avril 2021 et en novembre de la même année, le système a été mis en service. L'entreprise s'adapte bien et les processus se déroulent sans problème. Nous bénéficions pleinement des meilleures informations et extractions de données, ainsi que des simplifications que nous avons mises en œuvre dans nos processus. J'attribue ce bon déroulement à notre préparation minutieuse et au choix d'une transition étape par étape. Nous sommes actuellement en train de transférer les départements et transactions suivants vers les flux de travail Fiori. Nous avons délibérément exclu cela de la migration pour limiter l'impact sur l'entreprise .

L'informatique est une affaire de personnes

Outre la préparation approfondie, la migration réussie vers SAP S/4HANA est également due aux conseils de Ctac, estime Oehme. « Ctac est notre point de contact pour toutes les questions liées à SAP. C'est bien, car avec un seul interlocuteur, vous n'avez jamais de discussions sur qui est responsable de quoi. De plus, Ctac connaissait déjà notre configuration SAP et est également partenaire de TomTom. Cela a facilité la coopération lors de la scission. J'apprécie également le contact avec les gens de Ctac. Après tout, ce n’est pas une question de poids ou de taille d’entreprise de votre partenaire informatique. Il s'agit des gens qui y travaillent. Nos interlocuteurs chez Ctac ont le bon état d’esprit. Ils veulent fournir du bon travail et viser le meilleur résultat. C'est ce que j'attends d'un partenaire .

Conseils pour la migration vers SAP S/4HANA

Enfin, Oehme donne quelques bons conseils aux organisations qui souhaitent également travailler sur leur migration vers SAP S/4HANA :

• Effectuer un contrôle de préparation
  « Sur la base de votre chèque, établissez un bon plan avec votre partenaire informatique et planifiez soigneusement votre budget . »

• Examinez l'impact sur vos licences
  « Une migration a des conséquences considérables sur vos licences. Consultez SAP à temps au sujet de vos conversions de licences afin d'avoir un aperçu des conséquences sur votre situation .

• Générer l’enthousiasme et le soutien de l’entreprise
  « Élaborez un plan pour une implication opportune de votre entreprise dans la migration, prévoyez suffisamment de temps pour cela ! »

• Parlez à vos partenaires d’intégration
  « Incluez dans vos plans vos intégrations avec des systèmes tiers et impliquez-les dès le début du processus. »

• Créer des ambassadeurs
  « Organisez des ateliers de formation des formateurs afin de former des initiateurs dans votre organisation. Ils sont indispensables pour préparer et réaliser les tests. Par exemple, donnez-leur accès à l’environnement sandbox pour découvrir et résoudre les problèmes dès le début .