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WEBFLEET MIGRA FÁCILMENTE A SAP S/4HANA GRACIAS A UNA RUTA PREPARACIÓN

Webfleet, especialista en telemática, pasó a formar parte de Bridgestone Europe en 2019. La empresa aprovechó ese momento para migrar a SAP S/4HANA en poco tiempo. Michael Oehme, vicepresidente de TI de Webfleet, contó para ello con la ayuda de su socio de TI de confianza, Ctac. Enumera los factores de éxito del enfoque migratorio.

Webfleet es un proveedor de soluciones telemáticas para gestión de flotas, vehículos y servicios de automóviles conectados. Además, la empresa presta servicios a importadores de automóviles y al sector de seguros, alquiler y leasing. El especialista en telemática tiene más de 50.000 clientes en todo el mundo y presta servicios a conductores en más de 100 países de todo el mundo. Hasta 2019, Webfleet era una subdivisión de TomTom, luego la empresa de neumáticos y caucho Bridgestone Europe adquirió la empresa.

Separe el ERP y prepárelo para el futuro

Después de la transición de TomTom a Bridgestone, Webfleet se enfrentó a la tarea de separar su sistema SAP ECC ERP del de TomTom, afirma Michael Oehme, vicepresidente de TI de Webfleet. “ Aprovechamos ese momento para invertir inmediatamente en una plataforma preparada para el futuro y cambiar a SAP S/4HANA. Una razón clave fue que SAP ECC finalizará su vida útil en 2027 y también que nuestro código base estaba considerablemente desactualizado. Pero también queríamos interfaces más fáciles de usar para beneficiarnos de las nuevas capacidades de S/4HANA y simplificar nuestros procesos. Además, S/4HANA lleva varios años funcionando, lo que me dio confianza en la madurez de la solución.

Ctac también nos apoyó cuando todavía estábamos bajo TomTom y también llevaron a cabo la escisión del ERP. Por eso asumimos con ellos el desafío de migrar a S/4HANA ”.

La preparación determina el éxito

Webfleet y Ctac prepararon exhaustivamente la migración. Esto comenzó en 2020 con una verificación de preparación para la migración a S/4HANA. Esto dio a las empresas una indicación de los preparativos necesarios y opcionales que deben realizarse para el camino migratorio. Oehme: “ Al identificar el impacto desde el principio, pudimos planificar mejor el proyecto. Por ejemplo, primero eliminamos la complejidad de nuestra gestión de relaciones con proveedores al migrar de SAP Supplier Relationship Management a Kofax Process Director. Eso simplificó la migración final. "

Además, antes y durante el proceso, Oehme y sus compañeros prestaron mucha atención a involucrar y entusiasmar el negocio. “ Hablamos mucho con los compañeros durante las reuniones informativas. Además, siempre insistimos en las ventajas de nuestro enfoque brownfield, por ejemplo, que el impacto en el negocio sería limitado ”.

Las ventajas de la gestión de Ctac y la nube pública

Todos los procesos ECC existentes de Webfleet se han transferido a SAP S/4HANA. Piense en finanzas, ventas, cadena de suministro, adquisiciones y gestión de cambios de ingeniería (ECM). Además, se han configurado nuevos procesos en S/4HANA, como el flujo de trabajo de solicitud de cambio de ECM, la gestión de crédito y la planificación de MRP.

SAP S/4HANA se ejecuta en Microsoft Azure y está administrado por Ctac. " La elección de esta configuración fue sencilla ", afirma Oehme. “ Cuando todavía éramos parte de TomTom, también operábamos en Azure. Es escalable y facilita la integración con sistemas de terceros. Sin embargo, nosotros mismos no tenemos experiencia en la gestión de HANA, BW y Netweaver. Si tuviéramos que aportar experiencia para eso, sería más costoso que subcontratarlo a Ctac ”.

Transición perfecta gracias al enfoque paso a paso

Oehme está muy satisfecho con el resultado y el desarrollo del proyecto. “ Comenzamos el proyecto en abril de 2021 y en noviembre de ese año el sistema entró en funcionamiento. El negocio se está adaptando bien y los procesos funcionan sin problemas. Nos estamos beneficiando plenamente de los mejores conocimientos y extracciones de datos y de las simplificaciones que hemos implementado en nuestros procesos. Atribuyo el buen progreso a nuestra minuciosa preparación y a la elección de una transición paso a paso. Ahora estamos en el proceso de transferir los siguientes departamentos y transacciones a los flujos de trabajo de Fiori. Deliberadamente dejamos esto fuera de la migración para limitar el impacto en el negocio ”.

TI es un negocio de personas

Además de la extensa preparación, la exitosa migración a SAP S/4HANA también se debe a la orientación de Ctac, opina Oehme. “ Ctac es nuestro punto de contacto para todos los asuntos relacionados con SAP. Eso es bueno, porque con un único punto de contacto nunca hay discusiones sobre quién es responsable de qué. Además, Ctac ya conocía nuestra configuración de SAP y también es socio de TomTom. Esto facilitó la cooperación durante la escisión. También agradezco el contacto con la gente del Ctac. Después de todo, no se trata de la influencia o el tamaño de la empresa de su socio de TI. Se trata de la gente que trabaja allí. Nuestros contactos en Ctac tienen la mentalidad adecuada. Quieren realizar un buen trabajo y buscar el mejor resultado. Eso es lo que espero de un socio ”.

Consejos para la migración a SAP S/4HANA

Finalmente, Oehme tiene algunos buenos consejos para las organizaciones que también quieran trabajar en su migración a SAP S/4HANA:

• Hacer una verificación de preparación
  " Según su cheque, haga un buen plan con su socio de TI y planifique su presupuesto cuidadosamente ".

• Examine el impacto en sus licencias
  “ Una migración tiene consecuencias de gran alcance para sus licencias. Consulte con SAP a tiempo sobre las conversiones de su licencia para tener una idea de las consecuencias de su situación ”.

• Generar entusiasmo y apoyo del negocio.
  “ Haga un plan para involucrar oportunamente a su empresa en la migración, ¡planifique con tiempo suficiente para ello! "

• Habla con tus socios de integración
  “ Incluya en sus planes sus integraciones con sistemas de terceros e involúcrelos desde el principio del proceso. "

• Crear embajadores
  “ Organice talleres de formación de formadores para cultivar iniciadores en su organización. Son indispensables para preparar y ejecutar pruebas. Por ejemplo, proporcióneles acceso al entorno sandbox para descubrir y resolver problemas desde el principio ”.