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WERMINVAL PROFITIERT VON EINEM RECHTZEITIGEN WECHSEL AUF SAP S/4HANA

Technologische Innovation ist normalerweise nicht das erste, was einem in den Sinn kommt, wenn man an ein Sozialunternehmen denkt. Werminval mit Sitz in Antwerpen ist jedoch ein Pionier, wenn es darum geht, die sozialen, menschenorientierten Dienstleistungen des Unternehmens digital zu unterstützen. Werminval hat kürzlich mit Hilfe von Ctac SAP S/4HANA, die moderne ERP-Plattform, implementiert. CEO Jonny Coulon und CFO Natacha de Groot erklären, warum und wie Werminval im Handumdrehen umgestiegen ist. Werminval ist ein soziales Wohlfahrtsunternehmen, das Menschen mit geringeren Chancen auf dem Arbeitsmarkt Beschäftigung und Beratung bietet. Der gemeinnützige Verein bietet mehr als 500 Menschen in Antwerpen und Umgebung Arbeitsplätze. „Unsere Mitarbeiter erbringen verschiedene Dienstleistungen“, sagt Jonny Coulon, CEO von Werminval. „Sie verpacken Produkte, stellen Werbedisplays her, pflegen öffentliche Grünflächen und führen eine ganze Reihe weiterer Tätigkeiten für große Lebensmittel-, FMCG- und Industrieunternehmen, Behörden, Hafenbetreiber und andere aus.“

Ein größeres Leistungsspektrum und langfristige Partnerschaften

In der Vergangenheit bot Werminval hauptsächlich an Unterauftragnehmer vergebene Dienstleistungen an, wie das Verpacken und Etikettieren großer Mengen von Produkten. Aber das ändert sich alles. Jonny: „Eine Sache, die ich zum Beispiel erwarte, ist, dass ich in ein paar Jahren nur noch sehr wenige Artikel in Plastik verpacken werde. Deshalb denken wir weiter und Werminval ändert langsam den Kurs. Inzwischen haben wir unser Leistungsspektrum erweitert – wir unterstützen ambitionierte Start-ups und KMU, intensivieren unsere Stanzaktivitäten und arbeiten für immer mehr Kommunen und Kommunen.“ Jonny erklärt, dass diese Erweiterung den Ambitionen von Werminval entspricht: „Wir denken zunehmend im Einklang mit den Wünschen unserer Partner und möchten ihnen dabei helfen, ihre Träume zu verwirklichen. Deshalb gehen wir langfristige Beziehungen mit Organisationen ein, die sich wie wir stark für Inklusion und Nachhaltigkeit einsetzen. Diese Partner bieten eine positive Einstellung zur sozialen Mission von Werminval.“

Das bestehende ERP aktualisieren oder auf SAP S/4HANA umsteigen?

Natacha de Groot, CFO von Werminval, erklärt, warum das Unternehmen ein neues ERP-System benötigte: „Aufgrund unseres umfangreichen Leistungsspektrums muss unser System verschiedene Arten von Aktivitäten für viele verschiedene Kunden und Märkte unterstützen. Wir wollen schnell auf Veränderungen reagieren und flexibel arbeiten können. 2019 kamen wir zu dem Schluss, dass die Einrichtung unseres damaligen ERP-Systems SAP ECC in dieser Hinsicht unzureichend war. Dies führte zu Problemen bei der Organisation unserer Lager. Wir mussten uns entscheiden, ob wir das System aktualisieren oder auf SAP S/4HANA umsteigen. Weil wir jetzt schon ein solides Fundament für die Zukunft legen wollten, haben wir uns für Letzteres entschieden.“

Behalten Sie die guten Gewohnheiten bei und lassen Sie die schlechten hinter sich

Werminval wandte sich an seinen vertrauenswürdigen IT-Partner Ctac, um den Übergang zu verwalten. Natacha: „In Zusammenarbeit mit Ctac haben wir uns unsere Geschäftsprozesse im Detail angeschaut und während der „Explore Days“ genau unter die Lupe genommen, wie wir SAP genutzt haben. Ctac zeigte Bereiche auf, in denen wir Effizienzgewinne erzielen konnten. Darüber hinaus wurde auch deutlich, dass wir einige Gewohnheiten entwickelt hatten, bei denen wir uns nicht erinnern konnten, warum wir die Dinge überhaupt so gemacht haben. Damit sich das in SAP S/4HANA nicht wiederholt, haben wir alle unsere Stakeholder in die Entwicklung der neuen digitalen Prozesse eingebunden. Und das hat offensichtlich funktioniert, denn wir haben trotz der radikalen Veränderungen keine Beschwerden von unseren Mitarbeitern gehört.“

„Dank dieser gründlichen Vorbereitung haben wir mit SAP S/4HANA jetzt eine ERP-Plattform, die unser Unternehmen wirklich unterstützt und unterstützt“, erklärt Jonny. „Fast unsere gesamte Organisation läuft darauf, vom Einkauf über den Shopfloor und die Buchhaltung bis hin zum Verkauf und Kundenservice. Darüber hinaus werden wir bald in der Lage sein, mehrere Kunden und Prozesse in unseren Lagern zu unterstützen.“

Erhöhte Rückverfolgbarkeit, Auffindbarkeit und Flexibilität

Jetzt, da sie umgestiegen sind, kann Werminval seinen Kunden die gewünschte Qualitätssicherung garantieren. Das ist sehr wichtig, wie Jonny erklärt: „Für unsere Partner im schnelllebigen Konsumgütermarkt mit Lebensmitteln und Pflegeprodukten ist es wichtig, jederzeit zu wissen, welche Produkte zu welchen Terminen verarbeitet wurden, aus welcher Charge sie stammen wie viele sind noch auf Lager. So können Produkte beispielsweise im Falle eines Rückrufs aufgrund eines Herstellungsfehlers im Herstellungsprozess eines Partners aus der Kette genommen werden. Mit SAP S/4HANA können wir ihnen vollständige und genaue Produktinformationen zur Verfügung stellen.“ Natacha fährt fort: „Die Produkt-, Bestell- und Kundeninformationen sind auch einfacher zu finden, da wir die Datenbanken schneller und genauer durchsuchen können.“

Vertrauen und Partnerschaft

„Die Implementierung von SAP S/4HANA lief reibungslos“, sagt Natacha. „Wir haben den Wechsel in nur sechs Monaten vollzogen. Dafür haben wir auch viel eigene Zeit aufgewendet und alle Szenarien getestet – auch solche, bei denen wir zum Beispiel Fehler korrigieren mussten. Ctac hat uns gründlich darauf vorbereitet und uns bei der Umstellung unterstützt.“ „Das Tolle an unserer Zusammenarbeit mit Ctac ist, dass die gleichen Leute, die uns bei der Planung geholfen haben, sich auch um die Umsetzung gekümmert haben“, ergänzt Jonny. „Als Ergebnis waren wir uns einig und arbeiteten auf einer Vertrauensbasis. Wir sind echte Partner.“

Frederik Depovere von Ctac war eng in das Projekt eingebunden. Er betonte auch die Bedeutung der Partnerschaft für den erfolgreichen Wechsel: „Wir sind stolz darauf, dass wir Werminval acht Jahre nach der ersten SAP-Implementierung durch den nächsten Schritt seiner digitalen Reise geführt haben. Wir von Ctac wollen vertrauensvoll und partnerschaftlich mit unseren Kunden zusammenarbeiten, mit einer gesunden „Go for it“-Mentalität. Und das war sicherlich bei Werminval der Fall. Jonny bestätigte dies, als er uns mit den mittlerweile legendären Worten sein Vertrauen aussprach: Vamos a la Hana!“

Jetzt mehr Optionen und bereit für die Zukunft

„SAP S/4HANA wird uns bei der Umsetzung unserer überarbeiteten Strategie helfen“, schließt Jonny. „Es ist die Grundlage, auf der wir unsere Zukunftspläne aufbauen können, wie beispielsweise die Fertigungsintegration mit Partnern. Aber entscheidend ist, dass S/4HANA es uns ermöglicht, uns auf das zu konzentrieren, was wir für das Wichtigste halten: unsere Mitarbeiter und Partner.“