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WERMINVAL BÉNÉFICIE D'UNE PASSATION RAPIDE VERS SAP S/4HANA

L'innovation technologique n'est généralement pas la première chose qui vient à l'esprit lorsqu'on pense à une entreprise de protection sociale. Pourtant, Werminval, basée à Anvers, est pionnière en matière de support numérique pour les services sociaux et axés sur les personnes de l'entreprise. Werminval a récemment mis en place SAP S/4HANA, la plate-forme ERP moderne, avec l'aide de Ctac. Le PDG Jonny Coulon et la directrice financière Natacha de Groot expliquent pourquoi et comment Werminval a fait le changement en un rien de temps. Werminval est une entreprise d'aide sociale qui offre emploi et orientation aux personnes les moins favorisées sur le marché du travail. L'asbl offre des emplois à plus de 500 personnes à Anvers et dans les environs. "Nos collaborateurs assurent différents services", précise Jonny Coulon, PDG de Werminval. "Ils conditionnent des produits, réalisent des affichages publicitaires, entretiennent des espaces verts publics et exercent toute une gamme d'autres activités pour les grandes entreprises alimentaires, FMCG et industrielles, les pouvoirs publics, les opérateurs portuaires et autres."

Une gamme de services élargie et des partenariats à long terme

Dans le passé, Werminval offrait principalement des services sous-traités, tels que l'emballage et l'étiquetage de grandes quantités de produits. Mais tout est en train de changer. Jonny : « Une chose à laquelle je m'attends, par exemple, c'est d'emballer très peu d'articles en plastique d'ici quelques années. C'est pourquoi nous anticipons et Werminval change lentement de cap. Aujourd'hui, nous avons élargi notre offre de services : nous accompagnons des start-up et des PME ambitieuses, nous avons intensifié nos activités de découpe, et nous travaillons pour de plus en plus de communes et de collectivités locales. Jonny explique que cette expansion est en ligne avec l'ambition de Werminval : « Nous réfléchissons de plus en plus en fonction des souhaits de nos partenaires et visons à les aider à réaliser leurs rêves. C'est pourquoi nous entrons dans des relations à long terme avec des organisations qui, comme nous, sont fortement engagées en faveur de l'inclusivité et de la durabilité. Ces partenaires offrent une attitude positive vis-à-vis de la mission sociale de Werminval.

Mettre à jour l'ERP existant ou passer à SAP S/4HANA ?

Natacha de Groot, directrice financière de Werminval, explique pourquoi l'entreprise avait besoin d'un nouveau système ERP : « En raison de notre vaste gamme de services, notre système doit prendre en charge différents types d'activités pour de nombreux clients et marchés différents. Nous voulons pouvoir réagir rapidement aux changements et travailler de manière flexible. En 2019, nous avons conclu que la configuration de notre système ERP de l'époque, SAP ECC, était inadéquate à cet égard. Cela posait des problèmes d'organisation de nos entrepôts. Nous avons dû décider de mettre à jour le système ou de passer à SAP S/4HANA. Parce que nous voulions jeter dès maintenant des bases solides pour l'avenir, nous avons choisi ce dernier.

Gardez les bonnes habitudes et laissez les mauvaises derrière vous

Werminval a fait appel à son partenaire informatique de confiance Ctac pour gérer la transition. Natacha : « En travaillant avec Ctac, nous avons examiné en détail nos processus métier et examiné à la loupe la manière dont nous utilisions SAP lors des « journées d'exploration ». Ctac a indiqué les domaines dans lesquels nous pourrions réaliser des gains d'efficacité. De plus, il est également devenu clair que nous avions développé plusieurs habitudes où nous ne pouvions pas nous rappeler pourquoi nous faisions les choses de cette façon en premier lieu. Pour éviter que cela ne se reproduise dans SAP S/4HANA, nous avons impliqué toutes nos parties prenantes dans le développement des nouveaux processus numériques. Et cela a clairement fonctionné, car nous n'avons entendu aucune plainte de nos employés malgré les changements radicaux.

"Grâce à cette préparation minutieuse, nous avons maintenant dans SAP S/4HANA une plate-forme ERP qui soutient et assiste vraiment notre entreprise", explique Jonny. « Presque toute notre organisation s'appuie sur elle, depuis les achats, l'atelier et la comptabilité, jusqu'aux ventes et au service client. De plus, nous serons bientôt en mesure de prendre en charge plusieurs clients et processus dans nos entrepôts.

Traçabilité, trouvabilité et flexibilité accrues

Maintenant qu'ils ont fait le changement, Werminval peut garantir à ses clients l'assurance qualité qu'ils recherchent. C'est très important, comme l'explique Jonny : « Pour nos partenaires du marché en pleine évolution des biens de consommation, avec les produits alimentaires et de soins, il est essentiel de savoir à tout moment quels produits ont été transformés à quelles dates, de quel lot ils proviennent et combien sont encore en stock. Cela signifie que des produits peuvent être retirés de la chaîne en cas de rappel dû à un défaut de fabrication dans le processus de fabrication d'un partenaire, par exemple. Avec SAP S/4HANA, nous pouvons leur fournir des informations complètes et précises sur les produits. » Natacha poursuit : "Les informations sur les produits, les commandes et les clients sont également plus faciles à trouver car nous pouvons rechercher les bases de données plus rapidement et avec une plus grande précision."

Confiance et partenariat

« L'implémentation de SAP S/4HANA s'est déroulée sans encombre », déclare Natacha. « Nous avons fait le changement en seulement six mois. Nous y avons également consacré beaucoup de notre temps, testant tous les scénarios, y compris ceux où nous devions corriger des erreurs, par exemple. Ctac nous a soigneusement préparés à cela et nous a aidés dans la transition. "Ce qui est formidable dans notre collaboration avec Ctac, c'est que les mêmes personnes qui nous ont aidés à planifier se sont également occupées de la mise en œuvre", ajoute Jonny. «En conséquence, nous étions sur la même longueur d'onde et fonctionnions sur la base de la confiance. Nous sommes de vrais partenaires.

Frederik Depovere du Ctac a été étroitement impliqué dans le projet. Il a également souligné l'importance du partenariat pour réussir la transition : « Nous sommes fiers d'avoir été là, huit ans après la mise en œuvre initiale de SAP, pour guider Werminval dans la prochaine étape de son parcours numérique. Chez Ctac, nous voulons travailler avec nos clients sur la base de la confiance et du partenariat, avec une mentalité saine de "go for it". Et c'est certainement le cas avec Werminval. Jonny l'a confirmé en nous témoignant sa confiance avec les mots désormais légendaires : Vamos a la Hana !

Plus d'options maintenant et prêt pour l'avenir

« SAP S/4HANA nous aidera à déployer notre stratégie révisée », conclut Jonny. « C'est la base sur laquelle nous pourrons bâtir nos plans futurs, comme l'intégration de la fabrication avec des partenaires. Mais surtout, S/4HANA nous permet de nous concentrer sur ce que nous pensons être le plus important : nos employés et nos partenaires. »