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WERMINVAL SE BENEFICIA DE UN CAMBIO OPORTUNO A SAP S/4HANA

La innovación tecnológica no suele ser lo primero que viene a la mente cuando se piensa en una empresa de previsión social. Sin embargo, Werminval, con sede en Amberes, es pionera en lo que respecta a brindar soporte digital para los servicios sociales orientados a las personas de la empresa. Werminval implementó recientemente SAP S/4HANA, la plataforma ERP moderna, con la ayuda de Ctac. El CEO Jonny Coulon y la CFO Natacha de Groot explican por qué y cómo Werminval hizo el cambio en muy poco tiempo. Werminval es una empresa de previsión social que da empleo y orientación a personas con menos oportunidades en el mercado laboral. La asociación sin ánimo de lucro ofrece puestos de trabajo a más de 500 personas en Amberes y sus alrededores. “Nuestros empleados brindan diversos servicios”, dice Jonny Coulon, director ejecutivo de Werminval. “Envasan productos, hacen exhibiciones publicitarias, mantienen espacios verdes públicos y llevan a cabo toda una gama de otras actividades para grandes empresas de alimentos, FMCG e industriales, autoridades públicas, operadores portuarios y otros”.

Una mayor gama de servicios y asociaciones a largo plazo

En el pasado, Werminval ofrecía principalmente servicios subcontratados, como empaque y etiquetado de grandes cantidades de productos. Pero todo eso está cambiando. Jonny: “Una cosa que espero, por ejemplo, es empaquetar muy pocos artículos en plástico dentro de unos años. Es por eso que estamos pensando en el futuro y Werminval está cambiando de rumbo lentamente. Ahora hemos ampliado nuestra gama de servicios: estamos apoyando a empresas emergentes y pymes ambiciosas, hemos intensificado nuestras actividades de troquelado y estamos trabajando para cada vez más municipios y autoridades locales”. Jonny explica que esta expansión está en línea con la ambición de Werminval: “Estamos pensando cada vez más en línea con lo que nuestros socios quieren y apuntamos a ayudarlos a alcanzar sus sueños. Por eso estamos entablando relaciones a largo plazo con organizaciones que, como nosotros, están muy comprometidas con la inclusión y la sostenibilidad. Estos socios ofrecen una actitud positiva a la misión social de Werminval”.

¿Actualizar el ERP existente o cambiar a SAP S/4HANA?

La CFO de Werminval, Natacha de Groot, explica por qué la empresa necesitaba un nuevo sistema ERP: “Debido a nuestra amplia gama de servicios, nuestro sistema tiene que admitir diferentes tipos de actividades para muchos clientes y mercados diferentes. Queremos poder responder rápidamente a los cambios y trabajar de manera flexible. En 2019, concluimos que la configuración de nuestro sistema ERP en ese momento, SAP ECC, era inadecuada en ese sentido. Llevó a problemas a la hora de organizar nuestros almacenes. Tuvimos que decidir si actualizar el sistema o cambiar a SAP S/4HANA. Como queríamos sentar una base sólida ahora mismo para el futuro, elegimos lo último”.

Mantén los buenos hábitos y deja atrás los malos.

Werminval recurrió a su socio de TI de confianza, Ctac, para gestionar la transición. Natacha: “Al trabajar con Ctac, observamos nuestros procesos comerciales en detalle y pusimos bajo el microscopio cómo usábamos SAP durante los “días de exploración”. Ctac señaló áreas en las que podríamos lograr mejoras en la eficiencia. Además, también quedó claro que habíamos desarrollado varios hábitos en los que no podíamos recordar por qué hacíamos las cosas de esa manera en primer lugar. Para evitar que esto vuelva a suceder en SAP S/4HANA, involucramos a todos nuestros stakeholders en el desarrollo de los nuevos procesos digitales. Y eso claramente funcionó, ya que no hemos escuchado ninguna queja de nuestros empleados a pesar de los cambios radicales”.

“Gracias a esta minuciosa preparación, en SAP S/4HANA ahora tenemos una plataforma ERP que realmente respalda y ayuda a nuestra empresa”, explica Jonny. “Prácticamente toda nuestra organización se basa en él, desde las compras, la planta y la contabilidad, hasta las ventas y el servicio al cliente. Además, pronto podremos dar soporte a múltiples clientes y procesos en nuestros almacenes”.

Mayor trazabilidad, encontrabilidad y flexibilidad

Ahora que han hecho el cambio, Werminval puede garantizar a los clientes la garantía de calidad que buscan. Esto es muy importante, como explica Jonny: “Para nuestros socios en el mercado de bienes de consumo de rápido movimiento, con alimentos y productos para el cuidado, es esencial saber en todo momento qué productos se procesaron en qué fechas, de qué lote provienen y cuantos quedan en stock. Esto significa que los productos pueden retirarse de la cadena en caso de un retiro debido a un defecto de fabricación en el proceso de fabricación de un socio, por ejemplo. Con SAP S/4HANA, podemos brindarles información de producto completa y precisa”. Natacha continúa: “La información de productos, pedidos y clientes también es más fácil de encontrar, ya que podemos buscar en las bases de datos más rápido y con mayor precisión”.

Confianza y asociación

“La implementación de SAP S/4HANA funcionó sin problemas”, dice Natacha. “Hicimos el cambio en solo seis meses. También dedicamos mucho de nuestro tiempo a esto, probando todos los escenarios, incluidos aquellos en los que tuvimos que corregir errores, por ejemplo. Ctac nos preparó a fondo para esto y nos ayudó con la transición”. “Lo mejor de nuestra colaboración con Ctac es que las mismas personas que nos ayudaron con la planificación también se encargaron de la implementación”, agrega Jonny. “Como resultado, estábamos en la misma página y operamos sobre la base de la confianza. Somos verdaderos socios”.

Frederik Depovere de Ctac estuvo muy involucrado en el proyecto. También destacó la importancia de la asociación para que el cambio sea un éxito: “Estamos orgullosos de que, ocho años después de la implementación inicial de SAP, estuvimos allí para guiar a Werminval a través del siguiente paso de su viaje digital. En Ctac, queremos trabajar con nuestros clientes sobre la base de la confianza y la colaboración, con una sana mentalidad de "adelante". Y ese ciertamente ha sido el caso con Werminval. Jonny lo confirmó cuando expresó su confianza en nosotros con las ahora legendarias palabras: ¡Vamos a la Hana!”.

Más opciones ahora y listo para el futuro

“SAP S/4HANA nos ayudará a implementar nuestra estrategia revisada”, concluye Jonny. “Es la base sobre la cual podremos construir nuestros planes futuros, como la integración de fabricación con socios. Pero lo más importante es que S/4HANA nos permite centrarnos en lo que creemos que es más importante: nuestros empleados y socios”.